O Kanban transforma conversas em cards organizados em etapas (colunas) de um quadro. É ideal para acompanhar um funil de vendas (Novo contato → Orçamento enviado → Negociação → Ganho/Perdido), um fluxo de pós-venda ou qualquer processo em que o atendimento passa por fases.
Acesse pelo ícone Kanban no menu principal.
- Quadros — os quadros da sua conta. Use o + para criar um novo.
- Visões automáticas — quadros prontos, montados sozinhos a partir do status das conversas, dos negócios ou das campanhas.
- Atalhos — filtros com um clique: Minhas conversas, Sou responsável, Sem agente, Mensagens não lidas, Parados na etapa, Prazo vencido.
- Filtros — por caixa de entrada, agente, responsável pelo card, time, etiquetas, status da conversa, prioridade e prazo. Combine filtros e clique em Salvar atual (em Filtros salvos) para reutilizá-los.
- Adicionar conversa — coloca uma conversa no quadro.
- Configurações do quadro (engrenagem).
🔒 Quem pode usar: administradores e tipos de agente com a permissão Gerenciar kanban (usar os quadros e mover cards). Criar e configurar quadros e etapas exige a permissão Configurar quadros kanban, etapas e automações de etapa.
Cards
Cada card representa uma conversa e mostra o contato, o número da conversa, a caixa de entrada, a última mensagem, as etiquetas, o valor do negócio, o prazo, a prioridade, o responsável e há quanto tempo está na etapa. Uma conversa pode estar em vários quadros, mas só uma vez em cada um.
Para mover um card, arraste-o para outra etapa. A mudança é salva na hora e fica registrada no histórico do card.
Para colocar uma conversa no quadro:
- No quadro, clique em Adicionar conversa e busque por nome, e-mail, telefone ou número da conversa; ou
- Na conversa, abra a seção Kanban do painel lateral e escolha o quadro em Colocar em um quadro. Ali você também troca a etapa do card sem sair da conversa.
Detalhes do card
Clique em um card para abrir os detalhes:
- Card — responsável pelo card, prioridade, prazo, valor do negócio, descrição, campos personalizados e anexos.
- Conversa — as mensagens, para responder sem sair do Kanban.
- Atividade — comentários da equipe (use @ para mencionar alguém).
- Tarefas, Checklists e Notas ligadas ao card.
- Linha do tempo — todo o histórico do card: criação, mudanças de etapa e alterações.
Clique em Seguir para ser notificado das mudanças do card. Quem cria, é responsável ou comenta já segue o card automaticamente.
Criar um quadro
- Clique no + ao lado de Quadros.
- Dê um nome e escolha um modelo para começar: Vendas, Suporte, Onboarding, Em branco ou Importar de um arquivo (um quadro exportado de outra conta).
- Clique em Criar quadro. Depois você pode renomear, adicionar e remover etapas.
Configurar o quadro
Clique na engrenagem do quadro:
- Geral — nome, descrição, Ganho e perda (mostra o valor do negócio e os botões de ganho/perda nos cards), a ordem dos cards em cada etapa e o total somado por etapa (por exemplo, o valor dos negócios).
- Etapas — crie, renomeie, reordene (arrastando) e remova etapas. Remover uma etapa move os cards para a etapa que você escolher.
- Cores dos cards — regras que pintam os cards que pedem atenção (por exemplo, cliente esperando resposta há mais de 30 minutos).
- Avançado — o que os cards mostram e outras opções.
Configurar uma etapa
Na aba Etapas, clique no lápis de uma etapa:
- Nome e Cor.
- Tipo — Em andamento, Ganho (fecha o negócio como ganho) ou Perdido (fecha como perdido).
- Limite de cards — destaca a coluna quando passa desse número.
- Tempo máximo na etapa — cards além desse tempo aparecem como parados (e você pode ser notificado).
- Obrigatórios para entrar — o card só entra na etapa com esses campos preenchidos (título, descrição, responsável, prazo, prioridade, valor do negócio).
- Automações da etapa — ações executadas sempre que um card entra ou sai da etapa, seja arrastado no quadro, alterado na conversa ou por uma automação. Exemplos: enviar uma mensagem, adicionar etiqueta, atribuir agente.
Cobrar sozinho quando o card fica parado
Numa etapa com Tempo máximo na etapa, as automações ganham o gatilho Quando um card fica parado: as ações rodam uma vez quando o card passa desse tempo na etapa, sem ninguém precisar lembrar. Além das ações de entrada e saída, esse gatilho pode mover o card para outra etapa.
Exemplo, num funil de vendas: na etapa Orçamento enviado, com tempo máximo de 1 dia, uma automação envia "Olá, {{contact.first_name}}! Conseguiu ver o orçamento?" e outra adiciona a etiqueta orcamento. Se o card mudar de etapa e voltar, o tempo conta de novo.
💡 A verificação roda a cada 5 minutos. Os cards que já passaram do tempo quando você cria a automação recebem as ações na verificação seguinte, menos os que já tinham sido avisados como parados.
Visões automáticas
Além dos seus quadros, o Kanban oferece visões montadas automaticamente:
- Pipeline por Status da Conversa — Aberta, Pendente, Adiada, Resolvida.
- Pipeline de Atendimento — Novo atendimento, Aguardando resposta, Aguardando atendimento, Em negociação, Ganho, Perda.
- Pipeline de Negócios — Aberto, Em negociação, Ganho, Perda.
- Pipeline de Disparos — acompanha as respostas das campanhas (enviado, leu e não respondeu, respondeu, ganho, perda...).
Preferências
Em Configurações → Kanban você escolhe qual quadro ou visão abre por padrão, um filtro salvo para aplicar automaticamente e acessa os quadros arquivados.
Dicas
- Use automações e macros para colocar conversas no quadro e mover cards sozinhos (Adicionar ao quadro Kanban, Mover card do Kanban para a etapa).
- Ative as notificações do Kanban em Configurações do Perfil → Notificações (card atribuído a você, mudou de etapa, novo comentário, prazo vencido, parado na etapa).
- Acompanhe os resultados em Relatórios → Kanban.